Warunkiem uczestnictwa w imprezach turystycznych organizowanych przez PBT PTTK TRAKT / ARCTIC TOUR jest zawarcie pisemnej umowy z organizatorem po akceptacji programu i warunków uczestnictwa oraz opłaceniu pełnych kosztów imprezy w terminie do 35 dni przed dniem jej rozpoczęcia.

Umowa - zgłoszenie zawiera dane organizatora, dane uczestnika, datę i cenę imprezy, potwierdzenie przyjęcia wpłaty zaliczki lub pełnej ceny a na odwrocie podstawowe warunki uczestnictwa. Cena imprezy nie może być podwyższona w okresie ostatnich 3 tygodni przed jej rozpoczęciem. Wcześniejsza podwyżka ceny uprawnia uczestnika do rezygnacji bezkosztowej jeśli przekracza 7 % podstawowej ceny z okresu zawarcia umowy.

Załącznikiem do umowy jest program ramowy imprezy określający kraj wyjazdu, trasę i obiekty zwiedzania, świadczenia zawarte w cenie i ceny ewentualnych imprez fakultatywnych. Program może ulec modyfikacji ze względów bezpieczeństwa turystów, w zakresie kolejności zwiedzania, czy zastąpienia niektórych świadczeń ekwiwalentnymi.

Uczestnik zobowiązany jest do informowania organizatorów wyjazdu o zmianach: nazwiska, adresu, dokumentu podróży, nie później niż na 30 dni przed jego rozpoczęciem. W razie uchybienia temu terminowi PBT PTTK "TRAKT" i ARCTIC TOUR nie ponosi odpowiedzialności za nie załatwienie formalności związanych z wyjazdem.

Rezygnacja uczestnictwa z wycieczki może nastąpić w każdym stadium jej organizacji. Uczestnik rezygnując z wycieczki może zgłaszać na swoje miejsce inną osobę, co może mieć wpływ na potrącenia.

Jeżeli uczestnik rezygnuje z wycieczki PBT PTTK "TRAKT" i ARCTIC TOUR ma prawo potrącić z jego wpłat:

• 10 % złotowej ceny wycieczki przy rezygnacji do 35-go dnia przed jej rozpoczęciem
• faktycznie poniesione koszty w procesie rezerwacyjnym /biletu lotniczego, hotelu/
• 100 % ceny wycieczki w przypadku nie stawienia się uczestnika na miejsce zbiórki

 
W razie rezygnacji całej grupy zamówionej przez instytucję lub zakład pracy, zgłoszonej w terminie krótszym niż 50 dni przed datą wyjazdu PBT PTTK "TRAKT" i ARCTIC TOUR może obciążyć organizatora faktycznie poniesionymi kosztami.

Rezygnacja z udziału następuje w momencie przyjęcia pisemnej informacji przez organizatora.

Przy informacji listem poleconym - decyduje data otrzymania listu przez biuro organizujące wyjazd.

Jeżeli uczestnik nie stawił się na miejscu zbiórki PBT PTTK "TRAKT" i ARCTIC TOUR ułatwia mu w miarę możliwości dołączenie do grupy. Koszty dodatkowe pokrywa w takim przypadku uczestnik.

Przy rezygnacji z wycieczki w czasie jej trwania, z przyczyn leżących po stronie uczestnika, PBT PTTK "TRAKT" i ARCTIC TOUR może obciążyć uczestnika kosztami niewykorzystanych świadczeń.

PBT PTTK "TRAKT" i ARCTIC TOUR ma prawo odwołać wycieczkę z powodu:

• A - działania siły wyższej lub przyczyn leżących po stronie kontrahentów
• B -braku odpowiedniej liczby uczestników

W przypadkach wymienionych w ustępie 11 PBT PTTK "TRAKT" i ARCTIC TOUR proponuje udział w innych wycieczkach na zasadzie pierwszeństwa, realizacje imprezy z podwyższeniem kosztów lub zwrot pełnej wpłaty.

Reklamację dotyczącą świadczonej usługi należy zgłaszać pilotowi/rezydentowi grupy, a po zakończeniu imprezy bezpośrednio do biura PBT PTTK "TRAKT" w terminie do 14 dni od chwili powrotu grupy do kraju.

PBT PTTK "TRAKT" i ARCTIC TOUR zobowiązany jest do rozpatrzenia reklamacji w terminie do 30 dni od chwili jej otrzymania.

Zwroty wpłat dokonywane będą w terminie 30 dni od daty anulacji imprezy, przyjęcia rezygnacji lub uznania reklamacji. Uczestnikom nie przysługują odsetki od zwracanych kwot. ~

Zawartość bagażu winna uwzględniać bezpieczeństwo transportu oraz obowiązujące przepisy celno-dewizowe Polski, kraju docelowego i krajów tranzytowych, a jego waga mieścić się w limicie biletowym.

Uczestnik ma obowiązek przestrzegania przepisów i zarządzeń porządkowych obowiązujących w środkach komunikacji, hotelach, campingach, muzeach, obiektach sakralnych oraz stosowania się do zaleceń i wskazówek władz celnych, imigracyjnych, porządkowych oraz instrukcji pilota - kierownika grupy i lokalnych przewodników.

Uczestnik ponosi wszelką odpowiedzialność za szkody przez siebie wyrządzone a wynikłe z nieprzestrzegania przez niego poleceń i przepisów Należność za szkody te powinien uregulować na miejscu ich powstania.

PBT PTTK "TRAKT" i ARCTIC TOUR nie ponosi odpowiedzialności za zabierane przez uczestników kosztowności: biżuterię, gotówkę, papiery wartościowe, dokumentację naukową, dobra kultury, dzieła sztuki, itp.

Wszyscy uczestnicy w czasie imprezy są ubezpieczeni w zakresie KL/NW w TUiR AXA na kwotę min. 10.000€ ubezpieczyciel zwraca wydatki na nagłe leczenie w oparciu o przywiezione do kraju rachunki.

PBT PTTK "TRAKT" i ARCTIC TOUR posiadają zezwolenia na organizację imprez do wszystkich krajów świata.

Wpis do Centralnej Ewidencji Organizatorów Turystyki tel. (22) 693 46 47 oraz ubezpieczenie cywilne organizatora turystyki w AXA z cesją wypłaty odszkodowania na rzecz Marszałka woj. mazowieckiego – gdzie można uzyskać dodatkowe informacje o zabezpieczeniach.